TechSnapWas gehört in einen Servicebericht? Eine praktische Checkliste
Ein nützlicher Servicebericht hilft jemandem, der nicht dabei war, zu verstehen, was passiert ist und was offen bleibt. Seine Qualität ergibt sich aus klaren Zusammenhängen zwischen der Ausrüstung, dem Befund und der nächsten Aktion und nicht aus der Anzahl der Seiten.
Machen Sie den Besuch erkennbar
Notieren Sie den Kunden, den Arbeitsplatz, das Datum und die Gerätebezeichnung. Fügen Sie eine Seriennummer oder einen Ort hinzu, an dem ähnliche Einheiten verwechselt werden könnten. Geben Sie dem Dokument eine Referenz, die Sie in der Folgekommunikation verwenden können.
Halten Sie den Kunden von dem Unternehmen, das den Bericht erstellt, getrennt. Ein Techniker kann für mehrere Unternehmen oder Haushalte arbeiten, wobei der Firmenname und die Kontaktdaten des Technikers gleich bleiben. Die Verwechslung dieser beiden Identitäten führt bei der Übergabe zu unnötigen Fragen.
Trennen Sie Feststellungen, durchgeführte Arbeiten und verbleibende Maßnahmen
Erklären Sie zu jedem Problem, was Sie beobachtet haben, was Sie tatsächlich getan haben und was noch Aufmerksamkeit erfordert. Vermeiden Sie einen einzigen langen Absatz, der alle drei vermischt. Wenn ein Besuch nur eine Sichtprüfung oder eine Komponente umfasste, geben Sie diesen Umfang an, damit der Leser nicht davon ausgeht, dass alles untersucht wurde.
Wenn Sie Messungen einbeziehen, notieren Sie den Wert und die Einheit und fügen Sie die Bedingungen oder Methoden hinzu, die zu ihrem Verständnis erforderlich sind. Geben Sie nur Ergebnisse ein, die Sie tatsächlich erhalten haben. Ein leeres Ergebnis ist nicht Null und eine Zahl ohne Einheit kann leicht falsch interpretiert werden.
Verwenden Sie Fotos als Beweis für einen bestimmten Punkt
Wählen Sie Fotos aus, die die schriftlichen Ergebnisse unterstützen. Beziehen Sie sowohl den Kontext als auch die Details ein und machen Sie den Zusammenhang in der Beschreibung deutlich. Überprüfen Sie, ob Pfeile und Beschriftungen auf der exportierten Seite lesbar sind. Eine nützliche Telefonanmerkung kann in einem ganzseitigen Bericht winzig werden.
Beschreiben Sie unvollständige Arbeiten offen. Eine Aktion, die auf den Zugriff wartet, ein Ersatzteil oder eine Kundenentscheidung, sollte sichtbar bleiben, mit der verantwortlichen Person und dem Zieltermin, falls vereinbart. Markieren Sie ein Problem nicht als gelöst, nur weil der Besuch beendet ist.
Überprüfen Sie das Dokument so, wie es der Empfänger tun würde
Lesen Sie die Vorschau von Anfang bis Ende. Überprüfen Sie den Kunden, die Ausrüstung, das Datum, die Reihenfolge der Bilder und das eventuelle Branding des Unternehmens. Überprüfen Sie das Ziel, bevor Sie es teilen. Wenn Unterschriften Teil der vereinbarten Übergabe sind, machen Sie den Unterzeichnern den Zweck klar.
Ein technisches Wartungsprotokoll ist nicht automatisch ein gesetzliches Prüfzeugnis. Erforderliche Prüfungen, Qualifikationen und vorgeschriebene Verfahren bleiben getrennt. Verwenden Sie den Dokumenttitel, um die tatsächlich aufgezeichnete Arbeit zu beschreiben, anstatt eine Genehmigung anzudeuten, die durch den Besuch nicht festgestellt wurde.
Bevor Sie fertig sind
- Kunde und ausstellendes Unternehmen sind korrekt identifiziert.
- Umfang, Ergebnisse und abgeschlossene Arbeiten sind unterscheidbar.
- Die Maße umfassen Einheiten; Ungelöste Elemente sind sichtbar.
- Das PDF wurde überprüft, bevor es genehmigt und freigegeben wird.
