TechSnapMehrere Kunden betreuen: Dokumentation nach Firmen und Haushalten ordnen
Ein Techniker besucht möglicherweise morgens eine Fabrik, nach dem Mittagessen ein kleines Unternehmen und nachmittags einen Haushalt. Die Organisation dieser Arbeit beginnt mit der Auswahl der Ausrüstung, die Sie dokumentieren, bevor Sie den nächsten Datensatz erstellen.
Beginnen Sie mit dem Kunden, dann mit der Ausrüstung
Erstellen Sie für jedes Unternehmen oder jeden Haushalt, den Sie bedienen, einen eindeutigen Kundeneintrag. Verwenden Sie einen Namen, der auf dem Telefonbildschirm erkennbar ist, und fügen Sie die für die Arbeit erforderlichen Adress- und Kontaktdaten hinzu. Geben Sie bei Unternehmen mit mehreren Standorten genügend Standortinformationen an, um die Besuche unterscheiden zu können.
Bevor Sie Fotos machen oder einen neuen Datensatz öffnen, überprüfen Sie den ausgewählten Kunden und die Ausrüstung. Diese kleine Angewohnheit verhindert, dass eine korrekte Beobachtung an der falschen Stelle abgelegt wird. Wenn mehrere Kunden einen Gerätenamen wie „RH-01“ verwenden, ist der Kundenkontext von entscheidender Bedeutung.
Halten Sie den Kunden und den Berichtsaussteller getrennt
Der Kunde legt fest, für wen die Arbeit bestimmt ist. Das ausstellende Unternehmen gibt an, wer den Bericht erstellt hat. Diese sollten auch dann getrennt bleiben, wenn ein Techniker regelmäßig für mehrere Organisationen arbeitet.
Überprüfen Sie beide Angaben in der PDF-Vorschau. Ihr Firmenname, Ihr Kontakt und Ihr Logo sollten nicht durch die Daten eines Kunden überschrieben werden. Ebenso sollte der Empfänger nicht aus Ihrer Geschäftsadresse auf den inspizierten Arbeitsplatz schließen müssen.
Bestehende Arbeiten gezielt verschieben
Überprüfen Sie bei der Einführung von Kundenordnern ältere Datensätze, die ohne Kunden erstellt wurden. Weisen Sie diese erst zu, nachdem Sie den Arbeitsplatz und die Ausstattung identifiziert haben. Wenn die Beweise nicht eindeutig sind, lassen Sie die Unsicherheit sichtbar, anstatt zu raten, welchem Kunden das Werk gehört.
Der Umzug von Geräten kann sich auf deren Geschichte auswirken. In TechSnap werden beim Verschieben von Geräten zu einem anderen Kunden auch die verknüpften Datensätze verschoben, und Berichtsgenehmigungen werden zur Überprüfung freigegeben. Lesen Sie die Verschiebungserklärung vor dem Speichern und überprüfen Sie die resultierenden Berichte, bevor Sie sie erneut verwenden.
Behandeln Sie Ordner als Organisation, nicht als Zugriffskontrolle
Eine Kundenmappe hilft Ihnen, die richtigen Unterlagen zu finden. Es handelt sich nicht um ein separates Benutzerkonto und es wird keine Berechtigungsgrenze für Personen erstellt, die dasselbe Gerät verwenden. Schützen Sie den Zugriff auf das Telefon und wählen Sie die Exportempfänger sorgfältig aus.
Kundendaten erscheinen auch in Backups und exportierten Dokumenten. Schützen Sie das Backup und vermeiden Sie die Weitergabe eines gesamten Backups, wenn der Kunde nur ein PDF benötigt. Wenn Sie in TechSnap einen Kundenordner löschen, bleiben die Geräte und Aufzeichnungen im Zustand „Nicht zugewiesen“ und die historischen Berichtsdetails bleiben erhalten. Es handelt sich nicht um eine Möglichkeit, alle Kundendaten zu löschen.
Bevor Sie fertig sind
- Das ausgewählte Unternehmen oder der ausgewählte Haushalt ist korrekt.
- Gerätenamen sind innerhalb dieses Kunden von Bedeutung.
- Kunden- und Emittentenangaben werden getrennt geprüft.
- Ordnerverschiebungen, Exporte und Backups erhalten eine explizite Prüfung.
