TechSnapMit tartalmazzon a szervizjelentés? Gyakorlati ellenőrzőlista
A hasznos szolgáltatási jelentés segít annak, aki nem volt ott, megértse, mi történt, és mi maradt nyitva. Minősége nem az oldalak számából, hanem a berendezés, a keresés és a következő művelet közötti egyértelmű kapcsolatokból adódik.
Tegye azonosíthatóvá a látogatást
Jegyezze fel az ügyfelet, a munkahelyet, a dátumot és a berendezés megnevezését. Adjon meg egy sorozatszámot vagy helyet, ahol a hasonló egységek összetéveszthetők. Adjon a dokumentumnak egy hivatkozást, amelyet a nyomon követési kommunikáció során felhasználhat.
Tartsa elkülönítve az ügyfelet a jelentést kiállító cégtől. Egy technikus több vállalkozásnak vagy háztartásnak is dolgozhat, miközben a technikus saját cégneve és elérhetőségei változatlanok maradnak. E két identitás összekeverése szükségtelen kérdéseket vet fel az átadáskor.
Külön megállapítások, elvégzett munka és hátralévő tevékenységek
Minden egyes kérdésnél magyarázza el, mit figyelt meg, mit tett valójában, és mire kell még figyelni. Kerülje el, hogy egyetlen hosszú bekezdés keverje össze mindhárom bekezdést. Ha a látogatás csak egy szemrevételezésre vagy egy komponensre terjedt ki, adja meg ezt a hatókört, hogy az olvasó ne feltételezze, hogy mindent megvizsgáltak.
Amikor megadja a méréseket, jegyezze fel az értéket és a mértékegységet, és adja hozzá a megértéséhez szükséges feltételeket vagy módszert. Csak a ténylegesen elért eredményeket írja be. Az üres eredmény nem nulla, a mértékegység nélküli szám pedig könnyen félreértelmezhető.
Használjon fényképeket bizonyítékként egy adott ponthoz
Válasszon olyan fényképeket, amelyek alátámasztják az írásbeli megállapításokat. Adja meg a szövegkörnyezetet és a részleteket, és tegye egyértelművé a kapcsolatot a leírásban. Ellenőrizze, hogy a nyilak és a címkék olvashatók-e az exportált oldalon; egy hasznos telefonos annotáció aprócska lehet egy egész oldalas jelentésben.
Írja le nyíltan a befejezetlen munkát. A hozzáférésre, alkatrészre vagy az ügyfél döntésére váró műveletnek láthatónak kell lennie, a felelős személlyel és a céldátummal, ha megegyezik. Ne jelölje meg a problémát megoldottnak pusztán azért, mert a látogatás véget ért.
Tekintse át a dokumentumot úgy, ahogy a címzett tenné
Olvassa el az előnézetet az elejétől a végéig. Ellenőrizze az ügyfelet, a felszerelést, a dátumot, a képek sorrendjét és a cég márkáját. Megosztás előtt ellenőrizze a célállomást. Ha az aláírások a megállapodás szerinti átadás-átvétel részét képezik, a céljukat tisztázzák az aláírók számára.
A műszaki szolgálati jegyzőkönyv nem automatikusan kötelező ellenőrzési tanúsítvány. A szükséges ellenőrzések, minősítések és az előírt eljárások külön maradnak. Használja a dokumentum címét a ténylegesen rögzített munka leírására, ne pedig olyan jóváhagyásra utaljon, amelyet a látogatás nem adott meg.
Mielőtt befejezné
- Az ügyfél és a kibocsátó cég megfelelően azonosítva van.
- A terjedelem, a megállapítások és az elkészült munka megkülönböztethető.
- A mérések mértékegységeket tartalmaznak; a megoldatlan tételek láthatók.
- A PDF-fájlt a jóváhagyás és a megosztás előtt felülvizsgáltuk.
