TechSnapČo má obsahovať servisný protokol: praktický kontrolný zoznam
Užitočná servisná správa pomáha niekomu, kto tam nebol, pochopiť, čo sa stalo a čo zostáva otvorené. Jeho kvalita vychádza skôr z jasných súvislostí medzi vybavením, nálezom a ďalšou akciou, než z počtu strán.
Urobte návštevu identifikovateľnou
Zaznamenajte zákazníka, pracovisko, dátum a označenie zariadenia. Pridajte sériové číslo alebo miesto, kde by sa podobné jednotky mohli zameniť. Dajte dokumentu odkaz, ktorý môžete použiť pri následnej komunikácii.
Udržujte zákazníka oddelene od spoločnosti, ktorá správu vydáva. Technik môže pracovať pre viacero firiem alebo domácností, pričom názov spoločnosti a kontaktné údaje technika zostávajú rovnaké. Zámena týchto dvoch identít vytvára zbytočné otázky pri odovzdávaní.
Samostatné zistenia, vykonaná práca a zostávajúce činnosti
Pri každom probléme vysvetlite, čo ste pozorovali, čo ste skutočne robili a čomu je potrebné venovať pozornosť. Vyhnite sa tomu, aby jeden dlhý odsek zmiešal všetky tri. Ak sa návšteva týkala len vizuálnej kontroly alebo jednej zložky, uveďte rozsah, aby čitateľ nepredpokladal, že bolo preskúmané všetko.
Keď zahrniete merania, zaznamenajte hodnotu a jednotku a pridajte podmienky alebo metódu potrebnú na ich pochopenie. Zadajte iba výsledky, ktoré ste skutočne dosiahli. Prázdny výsledok nie je nula a číslo bez jednotky sa dá ľahko nesprávne interpretovať.
Použite fotografie ako dôkaz pre konkrétny bod
Vyberte fotografie, ktoré podporujú písomné zistenia. V popise uveďte kontext, ako aj podrobnosti a explicitne uveďte spojenie. Skontrolujte, či sú na exportovanej stránke čitateľné šípky a štítky; užitočná anotácia telefónu môže byť v celostranovej správe malá.
Otvorene popíšte nedokončenú prácu. Akcia čakajúca na prístup, náhradný diel alebo rozhodnutie zákazníka by mali zostať viditeľné so zodpovednou osobou a cieľovým dátumom, ak bol dohodnutý. Neoznačujte problém za vyriešený len preto, že sa návšteva skončila.
Skontrolujte dokument ako príjemca
Prečítajte si ukážku od začiatku do konca. Overte si zákazníka, vybavenie, dátum, sekvenciu obrázkov a akúkoľvek značku spoločnosti. Pred zdieľaním skontrolujte cieľ. Ak sú súčasťou dohodnutého odovzdania podpisy, oznámte podpisujúcim osobám ich účel.
Záznam o technickej službe nie je automaticky zákonným osvedčením o kontrole. Požadované kontroly, kvalifikácia a predpísané postupy zostávajú oddelené. Použite názov dokumentu na opis skutočne zaznamenanej práce, nie naznačovanie súhlasu, ktorý návšteva nezískala.
Než skončíte
- Zákazník a vydávajúca spoločnosť sú správne identifikovaní.
- Rozsah, zistenia a dokončená práca sú rozlíšiteľné.
- Merania zahŕňajú jednotky; sú viditeľné nevyriešené položky.
- Pred schválením a zdieľaním bol súbor PDF skontrolovaný.
