TechSnapServis raporunda neler olmalı? Pratik kontrol listesi
Yararlı bir servis raporu, orada olmayan birinin ne olduğunu ve neyin açık kaldığını anlamasına yardımcı olur. Kalitesi, sayfa sayısından ziyade, ekipman, bulgu ve bir sonraki eylem arasındaki net bağlantılardan gelir.
Ziyareti tanımlanabilir hale getirin
Müşteriyi, işyerini, tarihi ve ekipman tanımını kaydedin. Benzer birimlerin karışabileceği bir seri numarası veya konum ekleyin. Belgeye, sonraki iletişimde kullanabileceğiniz bir referans verin.
Müşteriyi raporu düzenleyen şirketten ayrı tutun. Bir teknisyen birden fazla işyerinde veya evde çalışabilir ancak teknisyenin kendi şirket adı ve iletişim bilgileri aynı kalır. Bu iki kimliğin karıştırılması, devir teslim sırasında gereksiz soruların ortaya çıkmasına neden olur.
Ayrı bulgular, gerçekleştirilen iş ve kalan eylemler
Her konu için ne gözlemlediğinizi, gerçekte ne yaptığınızı ve hala nelere dikkat edilmesi gerektiğini açıklayın. Üçünü birden karıştıran tek bir uzun paragraftan kaçının. Ziyaret yalnızca görsel bir kontrolü veya bir bileşeni kapsıyorsa, okuyucunun her şeyin incelendiğini varsaymaması için bu kapsamı belirtin.
Ölçümleri dahil ettiğinizde değeri ve birimi kaydedin ve bunları anlamak için gereken koşulları veya yöntemi ekleyin. Yalnızca gerçekte elde ettiğiniz sonuçları girin. Boş bir sonuç sıfır değildir ve birimi olmayan bir sayının yanlış yorumlanması kolaydır.
Fotoğrafları belirli bir noktanın kanıtı olarak kullanın
Yazılı bulguları destekleyen fotoğrafları seçin. Açıklamada ayrıntının yanı sıra bağlamı da ekleyin ve bağlantıyı açıkça belirtin. Dışa aktarılan sayfada okların ve etiketlerin okunabilir olup olmadığını kontrol edin; kullanışlı bir telefon açıklaması, tam sayfa bir raporda çok küçük olabilir.
Tamamlanmamış çalışmayı açıkça tanımlayın. Erişimi bekleyen bir işlem, bir yedek parça veya müşteri kararı, sorumlu kişi ve kararlaştırıldığı takdirde hedef tarihle birlikte görünür kalmalıdır. Ziyaret sona erdi diye bir sorunu çözüldü olarak işaretlemeyin.
Belgeyi alıcının yapacağı gibi inceleyin
Önizlemeyi baştan sona okuyun. Müşteriyi, ekipmanı, tarihi, görsellerin sırasını ve şirket markasını doğrulayın. Paylaşmadan önce hedefi kontrol edin. İmzalar, üzerinde anlaşmaya varılan devir teslimin bir parçasıysa, imzalayan kişilere imzaların amacını açıkça belirtin.
Teknik servis kaydı otomatik olarak yasal bir muayene sertifikası değildir. Gerekli denetimler, nitelikler ve öngörülen prosedürler ayrı kalır. Ziyaretin kanıtlamadığı bir onayı ima etmek yerine, gerçekte kaydedilen çalışmayı tanımlamak için belge başlığını kullanın.
Bitirmeden önce
- Müşteri ve veren şirket doğru bir şekilde tanımlanır.
- Kapsam, bulgular ve tamamlanan çalışmalar ayırt edilebilir.
- Ölçümler birimleri içerir; çözülmemiş öğeler görünür.
- PDF, onaylanıp paylaşılmadan önce incelenmiştir.
