TechSnapЩо має містити сервісний звіт: практичний контрольний список
Корисний сервісний звіт допомагає тому, хто там не був, зрозуміти, що сталося, а що залишається відкритим. Його якість залежить від чіткого зв’язку між обладнанням, знахідкою та наступною дією, а не від кількості сторінок.
Зробіть візит ідентифікованим
Запис замовника, робоче місце, дату та найменування обладнання. Додайте серійний номер або місце, де можна сплутати схожі одиниці. Надайте документу посилання, яке ви можете використовувати для подальшого спілкування.
Тримайте клієнта окремо від компанії, яка видає звіт. Технік може працювати на кількох підприємствах або домогосподарствах, при цьому назва компанії та контактні дані залишаються незмінними. Плутання цих двох ідентифікаторів створює непотрібні запитання під час передачі.
Окремі висновки, виконану роботу та інші дії
Для кожного питання поясніть, що ви спостерігали, що ви насправді робили і що ще потребує уваги. Уникайте одного довгого абзацу, змішуючи всі три. Якщо візит стосувався лише візуальної перевірки або одного компонента, вкажіть цей обсяг, щоб читач не припустив, що перевірено все.
Коли ви включаєте вимірювання, запишіть значення та одиницю вимірювання та додайте умови або метод, необхідні для їх розуміння. Введіть лише результати, які ви дійсно отримали. Порожній результат не є нулем, а число без одиниці легко неправильно витлумачити.
Використовуйте фотографії як докази певної точки зору
Виберіть фотографії, які підтверджують написані висновки. Додайте контекст, а також деталі та зробіть явний зв’язок в описі. Переконайтеся, що стрілки та мітки читаються на експортованій сторінці; корисна телефонна анотація може стати крихітною у повносторінковому звіті.
Відкрито опишіть незакінчену роботу. Дія, яка очікує на доступ, запасна частина чи рішення клієнта, мають залишатися видимими разом із відповідальною особою та цільовою датою, якщо погоджено. Не позначайте проблему як вирішену лише тому, що візит завершився.
Перегляньте документ, як це зробив би одержувач
Прочитайте попередній перегляд від початку до кінця. Перевірте замовника, обладнання, дату, послідовність зображень і будь-який бренд компанії. Перш ніж ділитися, перевірте пункт призначення. Якщо підписи є частиною узгодженої передачі, поясніть їхню мету людям, які підписують.
Запис про технічне обслуговування не є автоматично обов’язковим сертифікатом перевірки. Необхідні перевірки, кваліфікація та встановлені процедури залишаються окремими. Використовуйте назву документа, щоб описати фактично зафіксовану роботу, а не натякати на схвалення, яке не підтверджено візитом.
Перш ніж закінчити
- Клієнт і компанія-емітент ідентифіковані правильно.
- Розрізняють обсяг, висновки та виконану роботу.
- Вимірювання включають одиниці; видно невирішені елементи.
- PDF-файл перевірено, перш ніж його буде схвалено та надіслано.
