TechSnapVerbale di consegna: lavori completati e attività da svolgere
Un buon passaggio di consegne facilita il lavoro della persona successiva. Spiega cosa è stato coperto, cosa è cambiato e cosa necessita ancora di attenzione, senza costringere il destinatario a ricostruire la visita da una cartella di foto non correlate.
Definire cosa viene consegnato
Identificare il cliente, il luogo, l'attrezzatura e la data, quindi descrivere lo scopo del lavoro o della visita. Mantieni la formulazione allineata a ciò che è realmente accaduto. Una visita di servizio su un componente non dovrebbe sembrare una valutazione completa di un'intera installazione.
Utilizzare un riferimento chiaro al documento nella conversazione di consegna. Se c'è stato un ritrovamento o una visita precedente, fare riferimento ad esso in modo che il destinatario possa seguire la sequenza. Includere i nomi o i ruoli dei contatti rilevanti, ove appropriato per il lavoro.
Separare il lavoro completato dai punti irrisolti
Elenca le azioni completate e collegale ai risultati o alle foto pertinenti. Descrivere eventuali controlli effettivamente eseguiti e i relativi risultati. Non utilizzare un layout del documento raffinato come sostituto di una prova chiara di ciò che è stato fatto.
Assegna agli elementi irrisolti una descrizione visibile. Spiegare cosa rimane, perché rimane aperto una volta noto e chi dovrebbe fare il passo successivo. Aggiungere una data prevista concordata; laddove non sia stata concordata una data o una persona responsabile, chiarirlo invece di colmare silenziosamente la lacuna.
Scegli un piccolo set di immagini utili
Includere una panoramica dell'attrezzatura, i risultati rilevanti e le eventuali immagini post-lavoro necessarie per spiegare il risultato. Etichetta chiaramente una coppia prima e dopo. Il destinatario dovrebbe essere in grado di collegare ciascuna foto a un elemento nel testo.
Controlla che le immagini non rivelino informazioni, documenti o persone non correlate al cliente. Guarda oltre il centro dell'inquadratura: una lavagna, un'etichetta o uno schermo sullo sfondo potrebbero contenere informazioni che non appartengono alla consegna.
Rivedili insieme prima dell'esportazione finale
Utilizza l'anteprima per controllare i nomi, la data, l'ambito, le azioni e la sequenza delle immagini. Se le firme fanno parte del processo concordato, chiarire cosa viene riconosciuto prima di firmare. Una sola firma apposta su uno schermo non spiega la portata dell’accordo.
Dopo l'esportazione, scegli il destinatario previsto e invia la versione revisionata. Mantienilo collegato alla cronologia delle apparecchiature in modo che la visita successiva inizi con la stessa registrazione scritta. Un rapporto di consegna TechSnap è documentazione tecnica; non sostituisce un'ispezione prevista dalla legge o un processo di certificazione prescritto.
Prima di finire
- Il campo di applicazione e le attrezzature sono chiari.
- Il lavoro completato e gli elementi non risolti sono elencati separatamente.
- Le foto supportano il testo e sono state controllate per informazioni non correlate.
- Il destinatario, la versione finale e l'eventuale scopo della firma sono chiari.
