TechSnapJeden technik, viac zákazníkov: evidencia podľa firiem a domácností
Technik môže ráno navštíviť továreň, po obede malý podnik a popoludní domácnosť. Organizácia tejto práce začína výberom, koho zariadenie dokumentujete, pred vytvorením ďalšieho záznamu.
Začnite zákazníkom, potom zariadením
Vytvorte jasný zákaznícky záznam pre každú firmu alebo domácnosť, ktorú obsluhujete. Použite meno, ktoré je rozpoznateľné na obrazovke telefónu, a pridajte adresu a kontaktné údaje potrebné pre prácu. V prípade firiem s viacerými miestami uveďte dostatok informácií o polohe na rozlíšenie návštev.
Pred fotením alebo otvorením nového záznamu si skontrolujte vybraného zákazníka a vybavenie. Tento malý zvyk bráni tomu, aby bolo správne pozorovanie uložené na nesprávnom mieste. Keď niekoľko zákazníkov používa názov zariadenia, ako napríklad „RH-01“, kontext zákazníka je dôležitý.
Udržujte zákazníka a vydavateľa správy oddelené
Zákazník identifikuje, pre koho je práca určená. Vydávajúca spoločnosť identifikuje, kto správu pripravil. Tie by mali zostať oddelené, aj keď jeden technik pravidelne pracuje pre viacero organizácií.
Skontrolujte obe sady podrobností v náhľade PDF. Názov vašej spoločnosti, kontakt a logo by nemali byť prepísané údajmi o zákazníkovi. Rovnako by príjemca nemal vyvodzovať kontrolované pracovisko z adresy vašej firmy.
Presuňte existujúcu prácu zámerne
Pri zavádzaní zákazníckych priečinkov skontrolujte staršie záznamy, ktoré boli vytvorené bez zákazníka. Priraďte ich až po identifikácii pracoviska a vybavenia. Ak sú dôkazy nejednoznačné, nechajte neistotu viditeľnú namiesto hádania, ktorý zákazník je vlastníkom diela.
Sťahovanie zariadenia môže ovplyvniť jeho históriu. V TechSnap presun zariadenia k inému zákazníkovi presunie aj jeho prepojené záznamy a schválenia správ sa vyčistia na kontrolu. Pred uložením si prečítajte vysvetlenie presunu a pred opätovným použitím si prečítajte výsledné zostavy.
S priečinkami zaobchádzajte ako s organizáciou, nie s riadením prístupu
Priečinok zákazníkov vám pomôže nájsť správne záznamy. Nie je to samostatný používateľský účet a nevytvára hranicu povolení pre ľudí používajúcich rovnaké zariadenie. Chráňte prístup k telefónu a starostlivo vyberajte príjemcov exportu.
Údaje o zákazníkoch sa objavujú aj v zálohách a exportovaných dokumentoch. Chráňte zálohu a vyhnite sa zdieľaniu celej zálohy, keď zákazník potrebuje iba jeden PDF. V TechSnap sa odstránením zákazníckeho priečinka zachová vybavenie a záznamy v Nepriradené, pričom sa zachovajú historické podrobnosti správy; nie je to spôsob, ako vymazať všetky údaje o zákazníkoch.
Než skončíte
- Zvolená firma alebo domácnosť je správna.
- Názvy zariadení majú pre daného zákazníka význam.
- Údaje o zákazníkovi a vydavateľovi sa kontrolujú oddelene.
- Presuny, exporty a zálohy priečinkov dostávajú explicitnú kontrolu.
