TechSnapКілька клієнтів: записи за підприємствами й домогосподарствами
Технік може відвідати фабрику вранці, малий бізнес після обіду і домогосподарство вдень. Організація цієї роботи починається з вибору обладнання, яке ви документуєте перед створенням наступного запису.
Почніть з клієнта, потім обладнання
Створіть чіткий запис про клієнтів для кожного підприємства чи сім’ї, яку ви обслуговуєте. Використовуйте ім’я, яке можна впізнати на екрані телефону, і додайте адресу та контактні дані, необхідні для роботи. Для підприємств із кількома місцезнаходженнями вкажіть достатньо інформації про місцезнаходження, щоб розрізнити відвідування.
Перед фотографуванням або відкриттям нового запису перевірте обраного клієнта та обладнання. Ця маленька звичка заважає правильному спостереженню бути поданим у неправильному місці. Коли кілька клієнтів використовують назву обладнання, наприклад «RH-01», контекст клієнта є важливим.
Тримайте клієнта та емітента звіту окремо
Замовник визначає для кого робота. Компанія-емітент визначає, хто підготував звіт. Вони повинні залишатися окремими, навіть якщо один технік регулярно працює в кількох організаціях.
Перевірте обидва набори деталей у попередньому перегляді PDF. Назва вашої компанії, контактна особа та логотип не повинні бути перезаписані деталями клієнта. Так само одержувач не повинен робити висновок про перевірене робоче місце з адреси вашої компанії.
Свідомо перенесіть існуючу роботу
Представляючи папки клієнтів, перегляньте старі записи, створені без клієнта. Призначати їх тільки після визначення робочого місця та обладнання. Якщо докази неоднозначні, тримайте невизначеність видимою замість того, щоб гадати, кому з клієнтів належить робота.
Переміщення обладнання може вплинути на його історію. У TechSnap переміщення обладнання іншому клієнту також переміщує пов’язані записи, а схвалення звітів очищується для перегляду. Прочитайте пояснення переміщення перед збереженням і перегляньте отримані звіти, перш ніж використовувати їх знову.
Розглядайте папки як організацію, а не як контроль доступу
Папка клієнтів допоможе знайти потрібні записи. Це не окремий обліковий запис користувача та не створює меж дозволів для людей, які використовують той самий пристрій. Захистіть доступ до телефону та ретельно вибирайте одержувачів експорту.
Дані клієнтів також відображаються в резервних копіях і експортованих документах. Зберігайте резервну копію захищеною та не надсилайте всю резервну копію, якщо клієнту потрібен лише один PDF-файл. У TechSnap видалення папки клієнта зберігає обладнання та записи в папці Unassigned із збереженням подробиць історичних звітів; це не спосіб стерти всі дані клієнта.
Перш ніж закінчити
- Вибрано компанію чи домогосподарство правильно.
- Назви обладнання мають значення для цього клієнта.
- Реквізити клієнта та емітента перевіряються окремо.
- Переміщення папок, експорт і резервне копіювання отримують чіткий огляд.
