TechSnapVon der Sprachnotiz zum verständlichen technischen Bericht
Eine Sprachnotiz kann die Details festhalten, die Sie möglicherweise vergessen haben, wenn Sie einen Schreibtisch erreichen. Eine kurze Struktur macht es einfacher, diese Aufzeichnung in ein klares schriftliches Ergebnis umzuwandeln, unabhängig davon, ob Sie die Zusammenfassung selbst eingeben oder das unterstützte Diktieren auf dem Gerät verwenden.
Sagen Sie, welche Ausrüstung Sie haben, was Sie gesehen haben, was Sie getan haben und was als nächstes kommt
Beginnen Sie mit der Gerätebezeichnung und dem Standort. Beschreiben Sie die Beobachtung, dann alle tatsächlich durchgeführten Arbeiten oder Kontrollen und schließen Sie mit der vorgeschlagenen nächsten Maßnahme ab. Machen Sie eine Pause zwischen diesen Teilen. Dies hilft Ihnen, die Beobachtung beim späteren Zuhören vom Plan zu unterscheiden.
Verwenden Sie konkrete Begriffe anstelle von „dieses Ding hier“ oder „das da links“, es sei denn, das zugehörige Foto macht den Verweis deutlich. Geben Sie etwaige Unsicherheiten laut an. Eine Notiz mit der Aussage „Ursache nicht nachgewiesen“ ist nützlicher als eine sicher klingende Vermutung, die später in einen Bericht übernommen wird.
Machen Sie die Aufnahme in der tatsächlichen Umgebung nutzbar
Hintergrundgeräusche, Abstand zum Mikrofon und Unterbrechungen können dazu führen, dass eine Aufnahme schwer verständlich ist. Nehmen Sie von einer geeigneten Position aus auf und prüfen Sie eine kurze Probe. Lassen Sie sich durch das Telefonieren oder die Aufzeichnung nicht von der Arbeit und den Zugangsabläufen am Arbeitsplatz ablenken.
Konzentrieren Sie die Notiz auf eine Beobachtung. Wenn Sie auf ein anderes Gerät umsteigen, erstellen Sie eine separate Notiz oder geben Sie die Änderung deutlich bekannt. Mehrere unabhängige Befunde in einer ununterbrochenen Aufzeichnung sind schwerer zu organisieren und leichter falsch zuzuordnen.
Überprüfen Sie jede Transkription
Vergleichen Sie Gerätekennungen, Namen, Verneinungen, Zahlen und Einheiten mit dem, was tatsächlich gesagt oder gemessen wurde. Ein fehlendes „nicht“ kann eine Aussage umkehren. Ähnlich klingende Gerätenamen können einen korrekten Befund für den falschen Vermögenswert liefern.
Die Audioaufzeichnung und das Diktieren von TechSnap sind unterschiedliche Funktionen. Audionotizen behalten den Ton; Beim Diktieren auf dem Gerät wird, sofern unterstützt, Text zur Überprüfung eingefügt. Die App prüft das Gerät nicht automatisch und wandelt eine gesprochene Annahme nicht in eine verifizierte technische Schlussfolgerung um.
Schreiben Sie ein kurzes, in sich geschlossenes Endergebnis
Wandeln Sie die überprüfte Notiz in Text um, den ein Empfänger verstehen kann, ohne die Aufzeichnung zu hören. Fügen Sie die Beobachtung in die Feststellung ein und schlagen Sie den nächsten Schritt in der Aktion vor. Fügen Sie ein Datum und eine verantwortliche Person nur hinzu, wenn diese Details bekannt oder vereinbart sind.
Überlegen Sie, ob die Aufzeichnung Hintergrundgespräche oder Informationen enthält, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Bewahren Sie nur das auf, was für Ihren Arbeitsprozess erforderlich ist, und befolgen Sie die Regeln Ihrer Organisation zur Aufzeichnung und Aufbewahrung. Der PDF-Empfänger soll die relevanten technischen Informationen erhalten und nicht eine wahllose Sammlung aller am Arbeitsplatz erfassten Daten.
Bevor Sie fertig sind
- Ausstattung und Standort werden deutlich angesprochen.
- Beobachtung, abgeschlossene Arbeit und nächste Aktion sind getrennt.
- Jede Transkription wurde überprüft, insbesondere Zahlen und Verneinungen.
- Die endgültige schriftliche Aufzeichnung steht für sich allein.
