TechSnap음성 메모를 명확한 기술 기록으로 정리하기
음성 메모를 사용하면 책상에 도착할 때까지 잊을 수 있는 세부 정보를 보존할 수 있습니다. 짧은 구조를 사용하면 요약을 직접 입력하거나 지원되는 기기 내 받아쓰기를 사용하여 기록을 명확한 서면 결과로 쉽게 전환할 수 있습니다.
어떤 장비, 무엇을 보았는지, 무엇을 했는지, 다음 단계는 무엇인지 말해보세요.
장비 지정 및 위치부터 시작하십시오. 관찰 내용을 설명하고 실제로 완료된 작업이나 점검을 설명하고 제안된 다음 조치로 마무리합니다. 이 부분 사이에 잠시 멈춰보세요. 이는 나중에 들을 때 계획과 관찰을 구별하는 데 도움이 됩니다.
관련 사진에서 참조 내용이 명확하지 않은 한 '여기 있는 것'이나 '왼쪽에 있는 것' 대신 구체적인 용어를 사용하세요. 불확실성이 있으면 큰 소리로 말하십시오. '원인은 확립되지 않았습니다'라고 적힌 메모는 나중에 보고서에 복사되는 자신만만한 추측보다 더 유용합니다.
녹음을 실제 환경에서 사용할 수 있도록 만들기
배경 소음, 마이크와의 거리, 방해 요소로 인해 녹음 내용을 이해하기 어려울 수 있습니다. 적절한 위치에서 녹음하고 짧은 샘플을 확인하십시오. 전화나 녹음으로 인해 직장 업무 및 접근 절차에 방해가 되지 않도록 하십시오.
한 가지 관찰에 초점을 맞춰 메모를 유지하세요. 다른 장비로 이동하는 경우 별도의 메모를 작성하거나 변경 사항을 명확하게 공지하세요. 하나의 중단 없는 녹음에서 관련되지 않은 여러 발견 사항은 정리하기 어렵고 잘못 할당하기가 더 쉽습니다.
모든 스크립트를 검토하세요
실제로 말하거나 측정한 내용과 비교하여 장비 식별자, 이름, 부정, 숫자 및 단위를 확인하십시오. 누락된 'not'은 진술을 뒤집을 수 있습니다. 비슷한 장비 이름으로 인해 잘못된 자산에 대해 올바른 결과가 나올 수 있습니다.
TechSnap의 오디오 녹음과 받아쓰기는 다른 기능입니다. 오디오 메모는 소리를 유지합니다. 지원되는 경우 기기 내 받아쓰기는 검토용 텍스트를 삽입합니다. 앱은 장비를 자동으로 검사하거나 음성 가정을 검증된 기술적 결론으로 바꾸지 않습니다.
짧고 독립적인 최종 결과 작성
검토된 메모를 수신자가 녹음을 듣지 않고도 이해할 수 있는 텍스트로 변환합니다. 발견한 내용에 관찰 내용을 추가하고 조치에 제안된 다음 단계를 추가합니다. 해당 세부 사항이 알려졌거나 합의된 경우에만 날짜와 책임자를 추가하세요.
녹음 내용에 배경 대화나 업무와 관련 없는 정보가 포함되어 있는지 고려하세요. 업무 프로세스에 필요한 것만 보관하고 기록 및 보관에 대한 조직의 규칙을 따르세요. PDF 수신자는 작업장에서 캡처한 모든 것을 무분별하게 수집하는 것이 아니라 관련 기술 정보를 받아야 합니다.
마치기 전에
- 장비와 위치가 명확하게 설명되어 있습니다.
- 관찰, 완료된 작업, 다음 작업은 별개입니다.
- 모든 전사, 특히 숫자와 부정이 확인되었습니다.
- 최종 서면 기록은 그 자체로 유효합니다.
