TechSnapВід голосової нотатки до зрозумілого технічного запису
Голосова нотатка може зберегти деталі, які ви можете забути, доки підійдете до столу. Коротка структура полегшує перетворення цього запису на чіткий письмовий висновок, незалежно від того, чи вводите ви резюме самостійно, чи використовуєте підтримувану диктовку на пристрої.
Скажіть, яке обладнання, що ви бачили, що ви робили і що буде далі
Почніть з позначення обладнання та розташування. Опишіть спостереження, потім будь-яку фактично виконану роботу чи перевірку та закінчіть запропонованою наступною дією. Робіть паузи між цими частинами. Це допоможе вам відрізнити спостереження від плану під час прослуховування пізніше.
Використовуйте конкретні терміни замість «це тут» або «це ліворуч», якщо пов’язана фотографія не вказує на посилання. Висловіть будь-яку невизначеність вголос. Примітка «причину не встановлено» є більш корисною, ніж впевнене припущення, яке пізніше копіюється у звіт.
Зробіть запис придатним для використання в реальному середовищі
Фоновий шум, відстань до мікрофона та переривання можуть ускладнити розуміння запису. Записуйте з відповідної позиції та перевірте короткий зразок. Не дозволяйте телефону або запису відволікати вас від роботи на робочому місці та процедур доступу.
Зосередьте нотатку на одному спостереженні. Якщо ви переходите на інше обладнання, створіть окрему замітку або чітко повідомте про зміну. Кілька непов’язаних знахідок в одному безперервному записі важче організувати та легше неправильно призначити.
Перегляньте кожну транскрипцію
Перевірте ідентифікатори обладнання, назви, заперечення, числа та одиниці з тим, що насправді було сказано або виміряно. Відсутнє «не» може змінити висловлювання. Подібні за звучанням назви обладнання можуть зробити правильний висновок щодо неправильного активу.
Запис звуку та диктування TechSnap — це різні функції. Звукові нотатки зберігають звук; диктування на пристрої, де підтримується, вставляє текст для перегляду. Додаток не перевіряє автоматично обладнання та не перетворює висловлене припущення на перевірений технічний висновок.
Напишіть короткий самостійний остаточний висновок
Перетворіть переглянуту замітку на текст, який одержувач зможе зрозуміти, не прослуховуючи запису. Помістіть спостереження у знахідку та запропонований наступний крок у дії. Додайте дату та відповідальну особу лише тоді, коли ці деталі відомі або погоджені.
Подумайте, чи містить запис фонові розмови чи інформацію, не пов’язану з роботою. Зберігайте лише те, що вимагає ваш робочий процес, і дотримуйтеся правил вашої організації щодо запису та зберігання. Одержувач PDF-файлу повинен отримувати відповідну технічну інформацію, а не безладну колекцію всього, що було зроблено на робочому місці.
Перш ніж закінчити
- Обладнання та локація промовляються чітко.
- Спостереження, виконана робота та наступна дія розділяються.
- Будь-яка транскрипція була перевірена, особливо числа та заперечення.
- Остаточний письмовий запис залишається сам по собі.
