TechSnapDe la o notă vocală la o înregistrare tehnică clară
O notă vocală poate păstra detaliile pe care le-ați putea uita până când ajungeți la birou. O structură scurtă facilitează transformarea acelei înregistrări într-o constatare scrisă clară, indiferent dacă tastați singur rezumatul sau dacă utilizați dictarea acceptată pe dispozitiv.
Spune ce echipament, ce ai văzut, ce ai făcut și ce urmează
Începeți cu desemnarea și locația echipamentului. Descrieți observația, apoi orice lucrare sau verificare finalizată efectiv și finalizați cu următoarea acțiune propusă. Pauză între aceste părți. Acest lucru vă ajută să distingeți observația de plan atunci când ascultați mai târziu.
Folosiți termeni concreti în loc de „chestia asta de aici” sau „cel din stânga”, cu excepția cazului în care fotografia asociată face referința clară. Spuneți cu voce tare orice incertitudine. O notă care spune „cauza nu este stabilită” este mai utilă decât o presupunere care sună încrezător care este copiată ulterior într-un raport.
Faceți înregistrarea utilizabilă în mediul real
Zgomotul de fundal, distanța de la microfon și întreruperile pot face o înregistrare greu de înțeles. Înregistrați dintr-o poziție adecvată și verificați un eșantion scurt. Nu lăsați telefonul sau înregistrarea să vă distragă atenția de la procedurile de lucru și de acces la locul de muncă.
Păstrați nota concentrată pe o observație. Dacă treceți la un echipament diferit, creați o notă separată sau anunțați clar schimbarea. Mai multe constatări fără legătură într-o înregistrare neîntreruptă sunt mai greu de organizat și mai ușor de atribuit incorect.
Examinați fiecare transcriere
Verificați identificatorii echipamentelor, numele, negațiile, numerele și unitățile față de ceea ce a fost spus sau măsurat efectiv. Un „nu” lipsă poate inversa o declarație. Numele de echipamente care sună similar pot plasa o constatare corectă asupra bunului greșit.
Înregistrarea audio și dictarea TechSnap sunt caracteristici diferite. Notele audio rețin sunetul; dictarea pe dispozitiv, acolo unde este acceptată, inserează text pentru revizuire. Aplicația nu inspectează automat echipamentul și nu transformă o presupunere rostită într-o concluzie tehnică verificată.
Scrieți o concluzie finală scurtă, autonomă
Transformați nota revizuită în text pe care un destinatar îl poate înțelege fără să audă înregistrarea. Puneți observația în constatare și următorul pas propus în acțiune. Adăugați o dată și o persoană responsabilă numai atunci când aceste detalii sunt cunoscute sau convenite.
Luați în considerare dacă înregistrarea conține conversații de fundal sau informații care nu au legătură cu locul de muncă. Păstrați doar ceea ce necesită procesul dvs. de lucru și urmați regulile organizației dvs. pentru înregistrare și păstrare. Destinatarul PDF ar trebui să primească informațiile tehnice relevante, nu o colecție nediscriminată a tot ceea ce este capturat la locul de muncă.
Înainte să termini
- Echipamentul și locația sunt vorbite clar.
- Observarea, munca finalizată și următoarea acțiune sunt separate.
- Orice transcriere a fost verificată, în special numere și negații.
- Înregistrarea finală scrisă este de la sine.
