TechSnap音声メモから分かりやすい技術記録を作る
音声メモを使用すると、デスクに着くまでに忘れてしまいそうな詳細を保存できます。短い構造を使用すると、要約を自分で入力するか、サポートされているオンデバイスのディクテーションを使用するかに関係なく、記録を明確な文書化した結果に変換することが容易になります。
どの機器、何を見たのか、何をしたのか、そして次に何が起こるのかを述べてください
まずは機器の指定と設置場所から始めます。観察結果を説明し、実際に完了した作業またはチェックを説明し、提案された次のアクションで終了します。これらの部分の間に一時停止します。これは、後で聞くときに観察と計画を区別するのに役立ちます。
関連する写真で参照が明確でない限り、「ここにあるもの」や「左側のもの」ではなく、具体的な用語を使用してください。不確実性がある場合は声に出して述べてください。 「原因は確立されていない」というメモは、後でレポートにコピーされる自信に満ちた推測よりも役立ちます。
録画を実際の環境で使用できるようにする
周囲の騒音、マイクからの距離、中断により、録音がわかりにくくなることがあります。適切な位置から録音し、短いサンプルを確認してください。電話や録音によって職場の作業やアクセス手順に気を取られないようにしてください。
メモは 1 つの観察に焦点を当ててください。別の機器に移動する場合は、別のメモを作成するか、変更を明確にアナウンスしてください。 1 つの連続した記録の中に無関係な所見がいくつかあると、整理するのが難しく、誤って割り当てられやすくなります。
すべての文字起こしを確認する
機器の識別子、名前、否定、数値、単位を、実際に言われたことや測定されたことと照らし合わせて確認します。 「not」が欠落していると、ステートメントが取り消される可能性があります。似たような響きの機器名は、間違ったアセットに正しい結果を配置する可能性があります。
TechSnap の音声録音とディクテーションは別の機能です。オーディオノートはサウンドを保持します。デバイス上のディクテーションがサポートされている場合、レビュー用のテキストが挿入されます。このアプリは、機器を自動的に検査したり、口頭での仮定を検証された技術的な結論に変えたりすることはありません。
短く、自己完結型の最終結果を書く
レビューしたメモを、受信者が録音を聞かなくても理解できるテキストに変換します。観察結果を調査結果に反映し、提案された次のステップをアクションに反映します。詳細がわかっている場合または同意されている場合にのみ、日付と責任者を追加します。
録音に背景の会話や仕事に関係のない情報が含まれていないかどうかを検討してください。作業プロセスで必要なものだけを保持し、記録と保持に関する組織のルールに従ってください。 PDF の受信者は、職場で収集されたすべてのものを無差別に収集したものではなく、関連する技術情報を受け取る必要があります。
終了する前に
- 設備と場所がわかりやすく語られています。
- 観察、完了した作業、および次のアクションは別です。
- 転写はすべてチェックされており、特に数字と否定がチェックされています。
- 最終的な書面による記録はそれ自体で成立します。
