TechSnapDa una nota vocale a un resoconto tecnico chiaro
Una nota vocale può preservare i dettagli che potresti dimenticare quando raggiungi una scrivania. Una struttura breve semplifica la trasformazione della registrazione in un risultato scritto chiaro, sia che tu digiti tu stesso il riepilogo o utilizzi la dettatura supportata sul dispositivo.
Di' quale attrezzatura, cosa hai visto, cosa hai fatto e cosa verrà dopo
Iniziare con la designazione e l'ubicazione dell'apparecchiatura. Descrivere l'osservazione, quindi l'eventuale lavoro o verifica effettivamente completata e concludere con l'azione successiva proposta. Pausa tra queste parti. Questo ti aiuta a distinguere l'osservazione dal piano quando ascolti in seguito.
Usa termini concreti invece di "questa cosa qui" o "quella a sinistra" a meno che la fotografia associata non renda chiaro il riferimento. Esprimere ad alta voce qualsiasi incertezza. Una nota che dice "causa non stabilita" è più utile di un'ipotesi apparentemente sicura che viene successivamente copiata in un rapporto.
Rendere la registrazione utilizzabile nell'ambiente reale
Il rumore di fondo, la distanza dal microfono e le interruzioni possono rendere difficile la comprensione della registrazione. Registrare da una posizione appropriata e controllare un breve campione. Non lasciare che il telefono o la registrazione ti distraggano dal lavoro e dalle procedure di accesso sul posto di lavoro.
Mantieni la nota focalizzata su un'osservazione. Se passi ad un'attrezzatura diversa, crea una nota separata o annuncia chiaramente il cambiamento. Diversi risultati non correlati in una registrazione ininterrotta sono più difficili da organizzare e più facili da assegnare in modo errato.
Rivedi ogni trascrizione
Controllare gli identificatori, i nomi, le negazioni, i numeri e le unità delle apparecchiature rispetto a ciò che è stato effettivamente detto o misurato. Un "non" mancante può invertire un'affermazione. Nomi di apparecchiature dal suono simile possono collocare un risultato corretto sulla risorsa sbagliata.
La registrazione audio e la dettatura di TechSnap sono funzionalità diverse. Le note audio mantengono il suono; la dettatura sul dispositivo, ove supportata, inserisce il testo per la revisione. L'app non ispeziona automaticamente l'attrezzatura né trasforma un'ipotesi espressa in una conclusione tecnica verificata.
Scrivi un risultato finale breve e autonomo
Trasforma la nota rivista in testo che un destinatario può comprendere senza ascoltare la registrazione. Inserisci l'osservazione nel risultato e il passo successivo proposto nell'azione. Aggiungi una data e una persona responsabile solo quando tali dettagli sono noti o concordati.
Considera se la registrazione contiene conversazioni di sottofondo o informazioni non correlate al lavoro. Conserva solo ciò che richiede il tuo processo di lavoro e segui le regole della tua organizzazione per la registrazione e la conservazione. Il destinatario del PDF dovrebbe ricevere le informazioni tecniche rilevanti, non una raccolta indiscriminata di tutto ciò che è stato catturato sul posto di lavoro.
Prima di finire
- L'attrezzatura e la posizione sono parlate chiaramente.
- L'osservazione, il lavoro completato e l'azione successiva sono separati.
- Tutte le trascrizioni sono state controllate, soprattutto numeri e negazioni.
- La documentazione scritta finale è autonoma.
