TechSnapProtéger les données clients dans les photos et rapports PDF
Une photographie technique peut capturer bien plus que l’équipement. Les noms, documents, écrans et informations d'accès peuvent apparaître en arrière-plan. Passez en revue ce que vous collectez, ce que vous conservez et ce que vous envoyez sous forme de trois décisions distinctes.
Capturez uniquement ce dont le travail a besoin
Avant de prendre la photo, regardez l'ensemble du cadre. Choisissez une position qui exclut les documents, les objets personnels et les personnes sans rapport lorsque cela est possible. Un cadre plus délibéré peut réduire le besoin de masquage ultérieur tout en préservant le contexte utile de l'équipement.
Le même principe s’applique au texte et à l’audio. Évitez d'ajouter des mots de passe ou des informations personnelles sans rapport avec une constatation technique. Les conversations en arrière-plan dans une note audio peuvent contenir des informations qui n'ont rien à voir avec l'observation que vous aviez l'intention d'enregistrer.
Examiner les masques dans le document réellement exporté
Utilisez un masque opaque pour couvrir une zone qui ne doit pas apparaître dans l'image partagée. Une flèche, un cercle ou un surlignage translucide est une annotation et non une méthode de dissimulation fiable. Vérifiez le résultat dans l'aperçu PDF et inspectez le fichier exporté avant de l'envoyer.
Examinez chaque image et chaque champ, pas seulement la photo masquée. Le même nom ou code peut apparaître ailleurs dans le dossier. TechSnap conserve les photos originales, donc masquer une image pour un rapport ne signifie pas que l'original a été supprimé du stockage local ou d'une sauvegarde.
Comprendre le stockage local et les connexions de service
TechSnap stocke les enregistrements et les supports d'inspection cryptés sur l'appareil et ne les télécharge pas automatiquement sur un service d'IA ou un serveur d'équipe. Free utilise les services publicitaires de Google et les achats utilisent Google Play. Le stockage local des supports d'inspection ne signifie pas que l'application gratuite n'effectue aucune requête réseau.
Utilisez les choix de confidentialité de l'application et lisez la politique de confidentialité actuelle pour les services et traitements concernés. Les dossiers clients dans Pro organisent le travail ; il ne s'agit pas de comptes d'utilisateurs distincts ou d'autorisations pour les personnes partageant un téléphone. L'accès aux appareils doit toujours être protégé par les dispositions normales de votre organisation.
Partagez le document nécessaire et protégez la copie récupérable
Vérifiez le destinataire et la pièce jointe immédiatement avant l'envoi. Un client qui a besoin d'un rapport n'a généralement pas besoin de la sauvegarde entièrement modifiable contenant le travail d'autres clients. Une fois qu'un PDF est exporté, il se trouve en dehors du stockage d'enregistrements cryptés de l'application et doit être traité en fonction de la destination et du processus de votre organisation.
Protégez les sauvegardes par mot de passe et testez la récupération avec des exemples de données. Enregistrez comment le mot de passe sera récupéré sans l'exposer à côté d'une copie non protégée. Cette liste de contrôle est un flux de documentation pratique et non une évaluation complète de chaque obligation de confidentialité pouvant s'appliquer à une organisation particulière.
Avant de finir
- Le dossier ne contient que des informations pertinentes au travail.
- Les masques sont opaques et cochés dans le résultat exporté.
- Les originaux, les PDF et les sauvegardes complètes sont traités comme des copies différentes.
- Le destinataire et l’étendue des informations partagées sont corrects.
