TechSnapPlusieurs clients : classer les dossiers par entreprise et foyer
Un technicien peut visiter une usine le matin, une petite entreprise l'après-midi et une maison l'après-midi. L'organisation de ce travail commence par le choix de l'équipement que vous documentez avant de créer l'enregistrement suivant.
Commencez par le client, puis l'équipement
Créez une entrée client claire pour chaque entreprise ou foyer que vous servez. Utilisez un nom reconnaissable sur l’écran d’un téléphone et ajoutez l’adresse et les coordonnées nécessaires au travail. Pour les entreprises disposant de plusieurs sites, incluez suffisamment d’informations de localisation pour distinguer les visites.
Avant de prendre des photos ou d'ouvrir un nouveau dossier, vérifiez le client et l'équipement sélectionnés. Cette petite habitude évite qu’une observation correcte soit déposée au mauvais endroit. Lorsque plusieurs clients utilisent un nom d'équipement tel que 'RH-01', le contexte client est essentiel.
Séparer le client et l'émetteur du rapport
Le client identifie à qui s'adresse le travail. La société émettrice identifie qui a préparé le rapport. Ceux-ci doivent rester distincts même si un technicien travaille régulièrement pour plusieurs organisations.
Vérifiez les deux ensembles de détails dans l’aperçu PDF. Le nom de votre entreprise, votre contact et votre logo ne doivent pas être écrasés par les coordonnées d'un client. De même, le destinataire ne devrait pas avoir à déduire le lieu de travail inspecté à partir de votre adresse professionnelle.
Déplacer délibérément le travail existant
Lors de l'introduction de dossiers clients, examinez les anciens enregistrements créés sans client. Attribuez-les seulement après avoir identifié le lieu de travail et l'équipement. Si les preuves sont ambiguës, laissez l’incertitude visible au lieu de deviner à quel client appartient l’œuvre.
Le déplacement d’un équipement peut affecter son historique. Dans TechSnap, le déplacement d'un équipement vers un autre client déplace également ses enregistrements liés et les approbations de rapport sont autorisées pour examen. Lisez l'explication du déplacement avant de sauvegarder et examinez les rapports résultants avant de les réutiliser.
Traitez les dossiers comme une organisation et non comme un contrôle d'accès
Un dossier client vous aide à trouver les bons enregistrements. Il ne s'agit pas d'un compte utilisateur distinct et ne crée pas de limite d'autorisations pour les personnes utilisant le même appareil. Protégez l’accès au téléphone et choisissez soigneusement les destinataires d’exportation.
Les données clients apparaissent également dans les sauvegardes et les documents exportés. Protégez la sauvegarde et évitez de partager une sauvegarde complète lorsque le client n'a besoin que d'un seul PDF. Dans TechSnap, la suppression d'un dossier client conserve l'équipement et les enregistrements dans Non attribué, les détails du rapport historique étant conservés ; ce n'est pas un moyen d'effacer toutes les données client.
Avant de finir
- L'entreprise ou le ménage sélectionné est correct.
- Les noms d'équipement sont significatifs pour ce client.
- Les détails du client et de l’émetteur sont vérifiés séparément.
- Les déplacements de dossiers, les exportations et les sauvegardes font l’objet d’un examen explicite.
