TechSnapKundendaten in technischen Fotos und PDF-Berichten schützen
Ein technisches Foto kann mehr als nur die Ausrüstung einfangen. Im Hintergrund können Namen, Dokumente, Bildschirme und Zugangsinformationen erscheinen. Überprüfen Sie, was Sie sammeln, was Sie behalten und was Sie senden, und zwar in Form von drei separaten Entscheidungen.
Erfassen Sie nur das, was für den Job erforderlich ist
Schauen Sie sich vor dem Aufnehmen des Fotos den gesamten Rahmen an. Wählen Sie eine Position, die nach Möglichkeit keine relevanten Dokumente, persönlichen Gegenstände und Personen enthält. Ein bewussterer Rahmen kann die Notwendigkeit einer späteren Maskierung verringern und gleichzeitig den nützlichen Gerätekontext bewahren.
Das gleiche Prinzip gilt für Text und Audio. Vermeiden Sie es, einem technischen Befund Passwörter oder nicht relevante persönliche Daten hinzuzufügen. Hintergrundgespräche in einer Audionotiz können Informationen enthalten, die nichts mit der Beobachtung zu tun haben, die Sie aufzeichnen wollten.
Überprüfen Sie Masken im tatsächlich exportierten Dokument
Verwenden Sie eine undurchsichtige Maske, um einen Bereich abzudecken, der nicht im freigegebenen Bild erscheinen soll. Ein Pfeil, ein Kreis oder eine durchscheinende Hervorhebung ist eine Anmerkung und keine zuverlässige Verdeckungsmethode. Überprüfen Sie das Ergebnis in der PDF-Vorschau und prüfen Sie die exportierte Datei, bevor Sie sie senden.
Überprüfen Sie jedes Bild und Feld, nicht nur das maskierte Foto. Derselbe Name oder Code kann an anderer Stelle im Datensatz erscheinen. TechSnap bewahrt Originalfotos auf. Das Maskieren eines Bildes für einen Bericht bedeutet also nicht, dass das Original aus dem lokalen Speicher oder aus einem Backup entfernt wurde.
Verstehen Sie den lokalen Speicher und die Dienstverbindungen
TechSnap speichert Aufzeichnungen und Inspektionsmedien verschlüsselt auf dem Gerät und lädt sie nicht automatisch auf einen KI-Dienst oder einen Teamserver hoch. Bei Free werden die Werbedienste von Google genutzt, bei Käufen wird Google Play genutzt. Die lokale Speicherung von Inspektionsmedien bedeutet nicht, dass die kostenlose App keine Netzwerkanfragen stellt.
Nutzen Sie die Datenschutzoptionen der App und lesen Sie die aktuellen Datenschutzbestimmungen für die entsprechenden Dienste und Verarbeitungen. Kundenordner in Pro organisieren die Arbeit; Es handelt sich dabei nicht um separate Benutzerkonten oder Berechtigungen für Personen, die sich ein Telefon teilen. Der Gerätezugriff muss weiterhin durch die normalen Vorkehrungen Ihrer Organisation geschützt werden.
Geben Sie das benötigte Dokument frei und schützen Sie die wiederherstellbare Kopie
Überprüfen Sie unmittelbar vor dem Absenden den Empfänger und den Anhang. Ein Kunde, der einen Bericht benötigt, benötigt normalerweise nicht die vollständige bearbeitbare Sicherung, die Arbeiten für andere Kunden enthält. Sobald eine PDF-Datei exportiert wurde, befindet sie sich außerhalb des verschlüsselten Datensatzspeichers der App und sollte entsprechend dem Ziel und dem Prozess Ihrer Organisation behandelt werden.
Bewahren Sie Backups passwortgeschützt auf und testen Sie die Wiederherstellung anhand von Beispieldaten. Zeichnen Sie auf, wie das Passwort wiederhergestellt wird, ohne es zusammen mit einer ungeschützten Kopie preiszugeben. Bei dieser Checkliste handelt es sich um einen praktischen Dokumentationsablauf und nicht um eine vollständige Bewertung aller Datenschutzverpflichtungen, die für eine bestimmte Organisation gelten können.
Bevor Sie fertig sind
- Der Datensatz enthält nur für die Arbeit relevante Informationen.
- Masken sind im exportierten Ergebnis undurchsichtig und überprüft.
- Originale, PDFs und Vollsicherungen werden als unterschiedliche Kopien behandelt.
- Der Empfänger und der Umfang der weitergegebenen Informationen sind korrekt.
