TechSnapCriar um histórico de equipamentos útil na próxima visita
Um histórico de equipamento torna-se útil quando você pode conectar com segurança a observação de hoje ao mesmo item visto no mês passado. A identificação consistente é mais importante do que um esquema de nomenclatura complicado.
Escolha uma designação de equipamento estável
Utilize a designação já utilizada no local de trabalho onde existir. Adicione um local e um número de série quando isso ajudar a distinguir unidades semelhantes. 'Bomba' raramente é suficiente num edifício que contém várias bombas; 'P-03, sala de serviço inferior' oferece ao próximo visitante um ponto de partida muito melhor.
Mantenha o nome do equipamento estável quando sua condição mudar. Coloque 'vazamento', 'aguardando inspeção' ou outras descobertas atuais em um registro datado, em vez de incluí-las no nome permanente do equipamento. Um problema temporário não deve tornar-se a identidade do ativo.
Adicione um registro datado para cada visita
Registre o que foi observado ou feito naquela visita, incluindo as fotos relevantes e as ações de acompanhamento. Ao retornar a um problema não resolvido, faça referência ao registro anterior. Isso preserva uma sequência que pode explicar por que uma ação foi executada ou por que ela permaneceu aberta.
Evite reescrever um relatório antigo aprovado apenas para descrever um novo trabalho. Um registro posterior pode documentar a situação alterada, mantendo ao mesmo tempo compreensível o relatório anterior. Se você corrigir um erro, siga o processo da sua organização para identificar a versão corrigida.
Mantenha o contexto útil ao lado da observação
Uma história é mais fácil de interpretar quando os registos explicam o âmbito da visita. A observação foi feita durante uma chamada de serviço, entrega ou verificação visual? O acesso ou o tempo eram limitados? Uma proposta de acompanhamento foi aceita ou ainda aguarda uma decisão?
Observações repetidas podem orientar as perguntas para a próxima visita, mas não estabelecem uma causa por si só. Use o histórico para preparar uma inspeção específica do equipamento. Mantenha as hipóteses separadas dos resultados confirmados, especialmente quando várias pessoas contribuem com notas em momentos diferentes.
Verifique a identidade antes de mover ou compartilhar registros
Para técnicos que atendem diversos locais de trabalho, confirme o cliente e também o equipamento. Designações semelhantes podem existir em empresas diferentes. Uma pasta de cliente e um cartão de equipamento resolvem diferentes partes do problema de identificação.
Mantenha um backup recuperável dos registros nos quais você confia. Um PDF enviado a um cliente é um documento de entrega útil, mas não substitui o histórico editável do equipamento e sua mídia. Verifique o procedimento de backup antes de precisar dele durante a substituição do telefone.
Antes de terminar
- A designação, localização e número de série distinguem este item.
- Novas visitas são registradas sem perder o contexto anterior.
- As ações abertas e o trabalho concluído permanecem distinguíveis.
- O equipamento pertence ao cliente pretendido e está incluído em backups.
