TechSnapCómo crear un historial de equipos útil para la próxima visita
Un historial de equipo resulta útil cuando se puede conectar con confianza la observación de hoy con el mismo elemento visto el mes pasado. La identificación consistente importa más que un esquema de nomenclatura complicado.
Elija una designación de equipo estable
Utilice la designación ya utilizada en el lugar de trabajo donde exista. Agregue una ubicación y un número de serie cuando ayuden a distinguir unidades similares. La 'bomba' rara vez es suficiente en un edificio que contiene varias bombas; 'P-03, cuarto de servicio inferior' ofrece al siguiente visitante un punto de partida mucho mejor.
Mantenga estable el nombre del equipo cuando cambie su condición. Coloque "fugas", "pendientes de inspección" u otros hallazgos actuales en un registro fechado en lugar de hacerlos parte del nombre permanente del equipo. Un problema temporal no debería convertirse en la identidad del activo.
Agregar un registro fechado para cada visita
Registre lo observado o hecho en esa visita, incluidas las fotografías relevantes y las acciones de seguimiento. Cuando regrese a un problema no resuelto, haga referencia al registro anterior. Esto preserva una secuencia que puede explicar por qué se tomó una acción o por qué permaneció abierta.
Evite reescribir un informe antiguo aprobado simplemente para describir un trabajo nuevo. Un registro posterior puede documentar el cambio de situación manteniendo al mismo tiempo comprensible el informe anterior. Si corrige un error, siga el proceso de su organización para identificar la versión corregida.
Mantenga un contexto útil junto a la observación.
Una historia es más fácil de interpretar cuando los registros explican el alcance de la visita. ¿La observación se realizó durante una llamada de servicio, una entrega o una verificación visual? ¿El acceso o el tiempo fueron limitados? ¿Se aceptó una propuesta de seguimiento o aún se está esperando una decisión?
Las observaciones repetidas pueden orientar las preguntas para la próxima visita, pero no establecen por sí solas una causa. Utilice el historial para preparar una inspección de equipo enfocada. Mantenga las hipótesis separadas de los resultados confirmados, especialmente cuando varias personas aportan notas en diferentes momentos.
Verifique la identidad antes de mover o compartir registros
Para técnicos que prestan servicios en varios lugares de trabajo, confirme tanto el cliente como el equipo. Pueden existir designaciones similares en diferentes empresas. Una carpeta de cliente y una tarjeta de equipo resuelven diferentes partes del problema de identificación.
Mantenga una copia de seguridad recuperable de los registros en los que confía. Un PDF enviado a un cliente es un documento de entrega útil, pero no reemplaza el historial editable del equipo y sus medios. Verifique el procedimiento de respaldo antes de que lo necesite durante el reemplazo de un teléfono.
antes de terminar
- La designación, ubicación y número de serie distinguen este artículo.
- Las nuevas visitas se registran sin perder el contexto anterior.
- Las acciones abiertas y el trabajo completado siguen siendo distinguibles.
- El equipo pertenece al cliente previsto y está incluido en las copias de seguridad.
