TechSnapVarios clientes: organizar registros por empresa y hogar
Un técnico puede visitar una fábrica por la mañana, un pequeño negocio después del almuerzo y una casa por la tarde. La organización de ese trabajo comienza con la elección de qué equipo está documentando antes de crear el siguiente registro.
Comience con el cliente, luego el equipo.
Cree una entrada de cliente clara para cada empresa u hogar al que presta servicios. Utilice un nombre que sea reconocible en la pantalla de un teléfono y agregue la dirección y los datos de contacto necesarios para el trabajo. Para empresas con varias ubicaciones, incluya suficiente información de ubicación para distinguir las visitas.
Antes de tomar fotos o abrir un nuevo registro, verifique el cliente y el equipo seleccionado. Este pequeño hábito impide que una observación correcta quede archivada en el lugar equivocado. Cuando varios clientes utilizan el nombre de un equipo como 'RH-01', el contexto del cliente es esencial.
Mantenga separados al cliente y al emisor del informe
El cliente identifica para quién es el trabajo. La empresa emisora identifica quién preparó el informe. Estos deberían permanecer separados incluso si un técnico trabaja regularmente para varias organizaciones.
Consulte ambos conjuntos de detalles en la vista previa del PDF. El nombre, el contacto y el logotipo de su empresa no deben sobrescribirse con los datos del cliente. Del mismo modo, el destinatario no debería tener que deducir el lugar de trabajo inspeccionado de su dirección comercial.
Mover el trabajo existente deliberadamente
Al introducir carpetas de clientes, revise los registros más antiguos que se crearon sin un cliente. Asígnelos sólo después de identificar el lugar de trabajo y el equipo. Si la evidencia es ambigua, mantenga visible la incertidumbre en lugar de adivinar a qué cliente pertenece el trabajo.
El equipo en movimiento puede afectar su historial. En TechSnap, al trasladar un equipo a otro cliente, también se mueven sus registros vinculados y las aprobaciones de informes se autorizan para su revisión. Lea la explicación del movimiento antes de guardar y revise los informes resultantes antes de usarlos nuevamente.
Trate las carpetas como organización, no como control de acceso
Una carpeta de clientes le ayuda a encontrar los registros correctos. No es una cuenta de usuario separada y no crea un límite de permisos para las personas que usan el mismo dispositivo. Proteja el acceso al teléfono y elija cuidadosamente los destinatarios de las exportaciones.
Los datos del cliente también aparecen en copias de seguridad y documentos exportados. Mantenga la copia de seguridad protegida y evite compartir una copia de seguridad completa cuando el cliente solo necesite un PDF. En TechSnap, al eliminar una carpeta de cliente, el equipo y los registros se mantienen sin asignar, y se conservan los detalles del informe histórico; no es una forma de borrar todos los datos del cliente.
antes de terminar
- La empresa o el hogar seleccionado es correcto.
- Los nombres de los equipos son significativos dentro de ese cliente.
- Los datos del cliente y del emisor se verifican por separado.
- Los movimientos de carpetas, las exportaciones y las copias de seguridad reciben una revisión explícita.
