TechSnapMeerdere klanten: dossiers ordenen per bedrijf en huishouden
Een technicus kan 's ochtends een fabriek bezoeken, 's middags een klein bedrijf en 's middags een huishouden. Het organiseren van dat werk begint met het kiezen van de apparatuur die u documenteert voordat u het volgende record maakt.
Begin bij de klant en vervolgens bij de apparatuur
Creëer een duidelijke klantinvoer voor elk bedrijf of huishouden dat u bedient. Gebruik een naam die herkenbaar is op een telefoonscherm en voeg de adres- en contactgegevens toe die nodig zijn voor de werkzaamheden. Voor bedrijven met meerdere locaties dient u voldoende locatiegegevens op te nemen om de bezoeken te kunnen onderscheiden.
Controleer de geselecteerde klant en apparatuur voordat u foto's maakt of een nieuw record opent. Deze kleine gewoonte voorkomt dat een correcte waarneming op de verkeerde plaats terechtkomt. Wanneer meerdere klanten een apparatuurnaam zoals 'RH-01' gebruiken, is de klantcontext essentieel.
Houd de klant en de rapportuitgever gescheiden
De klant geeft aan voor wie het werk bedoeld is. Het uitgevende bedrijf identificeert wie het rapport heeft opgesteld. Deze moeten gescheiden blijven, ook als één technicus regelmatig voor meerdere organisaties werkt.
Controleer beide sets met details in het PDF-voorbeeld. Uw bedrijfsnaam, contactpersoon en logo mogen niet worden overschreven door de gegevens van een klant. Op dezelfde manier hoeft de ontvanger de geïnspecteerde werkplek niet af te leiden uit uw bedrijfsadres.
Verplaats bestaand werk bewust
Wanneer u klantmappen introduceert, bekijk dan oudere records die zonder klant zijn gemaakt. Wijs ze alleen toe nadat u de werkplek en de apparatuur hebt geïdentificeerd. Als het bewijsmateriaal dubbelzinnig is, houd dan de onzekerheid zichtbaar in plaats van te raden welke klant eigenaar is van het werk.
Het verplaatsen van apparatuur kan de geschiedenis ervan beïnvloeden. In TechSnap worden bij het verplaatsen van apparatuur naar een andere klant ook de gekoppelde records verplaatst en worden goedkeuringen van rapporten vrijgegeven voor beoordeling. Lees de verplaatsingsuitleg voordat u deze opslaat en bekijk de resulterende rapporten voordat u ze opnieuw gebruikt.
Behandel mappen als organisatie, niet als toegangscontrole
Een klantenmap helpt u bij het vinden van de juiste dossiers. Het is geen afzonderlijk gebruikersaccount en creëert geen machtigingsgrens voor mensen die hetzelfde apparaat gebruiken. Bescherm de toegang tot de telefoon en kies zorgvuldig de exportontvangers.
Klantgegevens verschijnen ook in back-ups en geëxporteerde documenten. Houd de back-up beschermd en vermijd het delen van een hele back-up wanneer de klant slechts één PDF nodig heeft. In TechSnap zorgt het verwijderen van een klantenmap ervoor dat de apparatuur en de dossiers op Niet-toegewezen blijven, waarbij historische rapportgegevens behouden blijven; het is geen manier om alle klantgegevens te wissen.
Voordat je klaar bent
- Het geselecteerde bedrijf of huishouden is correct.
- Apparatuurnamen zijn betekenisvol binnen die klant.
- Klant- en issuergegevens worden afzonderlijk gecontroleerd.
- Mapverplaatsingen, exports en back-ups krijgen een expliciete beoordeling.
