TechSnapFlere kunder: organisér dokumentation efter virksomhed og husstand
En tekniker kan besøge en fabrik om morgenen, en lille virksomhed efter frokost og en husstand om eftermiddagen. At organisere det arbejde starter med at vælge, hvis udstyr du skal dokumentere, før du opretter den næste post.
Start med kunden, derefter udstyret
Opret en klar kundepost for hver virksomhed eller husstand, du betjener. Brug et navn, der kan genkendes på en telefonskærm, og tilføj den adresse og kontaktoplysninger, der er nødvendige for arbejdet. For virksomheder med flere lokationer skal du inkludere nok placeringsoplysninger til at skelne mellem besøgene.
Før du tager billeder eller åbner en ny post, skal du kontrollere den valgte kunde og udstyr. Denne lille vane forhindrer en korrekt observation i at blive arkiveret det forkerte sted. Når flere kunder bruger et udstyrsnavn som 'RH-01', er kundekonteksten afgørende.
Hold kunde og rapportudsteder adskilt
Kunden identificerer, hvem arbejdet er til. Det udstedende selskab identificerer, hvem der har udarbejdet rapporten. Disse bør forblive adskilte, selvom en tekniker regelmæssigt arbejder for flere organisationer.
Tjek begge sæt detaljer i PDF-eksemplet. Dit firmanavn, din kontaktperson og dit logo bør ikke overskrives af en kundes oplysninger. Ligeledes skal modtageren ikke skulle udlede den visiterede arbejdsplads ud fra din virksomhedsadresse.
Flyt eksisterende arbejde bevidst
Når du introducerer kundemapper, skal du gennemgå ældre poster, der er oprettet uden en kunde. Tildel dem først efter at have identificeret arbejdspladsen og udstyret. Hvis beviserne er tvetydige, så hold usikkerheden synlig i stedet for at gætte på, hvilken kunde der ejer værket.
Flytning af udstyr kan påvirke dets historie. I TechSnap flytter udstyr til en anden kunde også dets tilknyttede poster, og rapportgodkendelser ryddes til gennemgang. Læs flytningsforklaringen, før du gemmer, og gennemse de resulterende rapporter, før du bruger dem igen.
Behandl mapper som organisation, ikke adgangskontrol
En kundemappe hjælper dig med at finde de rigtige poster. Det er ikke en separat brugerkonto og opretter ikke en tilladelsesgrænse for personer, der bruger den samme enhed. Beskyt adgangen til telefonen og vælg eksportmodtagere med omhu.
Kundedata vises også i sikkerhedskopier og eksporterede dokumenter. Hold sikkerhedskopien beskyttet og undgå at dele en hel backup, når kunden kun har brug for én PDF. Sletning af en kundemappe i TechSnap bevarer udstyret og registreringerne i Ikke-tildelt, med historiske rapportdetaljer bevaret; det er ikke en måde at slette alle kundedata.
Før du er færdig
- Den valgte virksomhed eller husstand er korrekt.
- Udstyrsnavne er meningsfulde for den pågældende kunde.
- Kunde- og udstederoplysninger kontrolleres separat.
- Flytninger, eksporter og sikkerhedskopier af mapper modtager en eksplicit gennemgang.
