TechSnapUseita asiakkaita: dokumentit yritysten ja kotitalouksien mukaan
Teknikko voi vierailla tehtaalla aamulla, pienyrityksessä lounaan jälkeen ja kotitaloudessa iltapäivällä. Työn organisointi alkaa valitsemalla, kenen laitteet dokumentoidaan ennen seuraavan tietueen luomista.
Aloita asiakkaasta ja sitten laitteista
Luo selkeä asiakaskohta jokaiselle palvelimillesi yritykselle tai kotitaloudelle. Käytä puhelimen näytöllä tunnistettavaa nimeä ja lisää työhön tarvittava osoite ja yhteystiedot. Jos yrityksellä on useita toimipaikkoja, sisällytä riittävästi sijaintitietoja käyntien erottamiseksi.
Tarkista valittu asiakas ja laite ennen kuvaamista tai uuden kirjauksen avaamista. Näin oikea havainto ei päädy väärään paikkaan. Kun useilla asiakkailla on esimerkiksi RH-01-niminen laite, asiakkaan tunnistaminen on olennaista.
Pidä asiakas ja raportin myöntäjä erillään
Asiakas tunnistaa, kenelle työ on tarkoitettu. Liikkeeseenlaskijayhtiö tunnistaa raportin laatijan. Niiden tulisi pysyä erillään, vaikka yksi teknikko työskentelee säännöllisesti useissa organisaatioissa.
Tarkista molemmat tiedot PDF-esikatselusta. Yrityksesi nimeä, yhteystietoa ja logoa ei saa korvata asiakkaan tiedoilla. Vastaanottajan ei myöskään pitäisi joutua päättelemään tarkastettua työpaikkaa yrityksesi osoitteesta.
Siirrä olemassa olevaa työtä tietoisesti
Kun esittelet asiakaskansioita, tarkista vanhemmat tietueet, jotka on luotu ilman asiakasta. Määritä ne vasta työpaikan ja laitteiden tunnistamisen jälkeen. Jos todisteet ovat epäselviä, pidä epävarmuus näkyvissä sen sijaan, että arvaisit, kumpi asiakas omistaa teoksen.
Laitteen siirtäminen voi vaikuttaa sen historiaan. TechSnapissa laitteiden siirtäminen toiselle asiakkaalle siirtää myös sen linkitetyt tietueet, ja raporttien hyväksynnät tyhjennetään tarkastettavaksi. Lue siirron selitys ennen tallentamista ja tarkista tuloksena olevat raportit ennen kuin käytät niitä uudelleen.
Käsittele kansioita organisaationa, ei pääsynvalvontana
Asiakaskansio auttaa sinua löytämään oikeat tietueet. Se ei ole erillinen käyttäjätili, eikä se luo käyttöoikeusrajaa samaa laitetta käyttäville ihmisille. Suojaa pääsy puhelimeen ja valitse vientivastaanottajat huolellisesti.
Asiakastiedot näkyvät myös varmuuskopioissa ja viedyissä asiakirjoissa. Pidä varmuuskopio suojattuna ja vältä koko varmuuskopion jakamista, kun asiakas tarvitsee vain yhden PDF-tiedoston. TechSnapissa asiakaskansion poistaminen säilyttää laitteet ja tietueet Unassigned-tilassa ja historialliset raporttitiedot säilyvät. se ei ole tapa poistaa kaikkia asiakastietoja.
Ennen kuin lopetat
- Valittu yritys tai kotitalous on oikein.
- Laitteiden nimet ovat merkityksellisiä kyseisessä asiakkaassa.
- Asiakas- ja liikkeeseenlaskijatiedot tarkistetaan erikseen.
- Kansioiden siirrot, vienti ja varmuuskopiot saavat tarkan tarkastelun.
