TechSnapMai mulți clienți: evidențe separate pentru firme și gospodării
Un tehnician poate vizita o fabrică dimineața, o mică afacere după prânz și o gospodărie după-amiaza. Organizarea acestei lucrări începe cu alegerea cui echipament documentați înainte de a crea următoarea înregistrare.
Începeți cu clientul, apoi echipamentul
Creați o intrare clară pentru clienți pentru fiecare afacere sau gospodărie pe care o deserviți. Utilizați un nume care poate fi recunoscut pe ecranul unui telefon și adăugați adresa și detaliile de contact necesare pentru lucru. Pentru companiile cu mai multe locații, includeți suficiente informații despre locație pentru a distinge vizitele.
Înainte de a face fotografii sau de a deschide o nouă înregistrare, verificați clientul și echipamentul selectat. Acest mic obicei împiedică plasarea unei observații corecte în locul greșit. Atunci când mai mulți clienți folosesc un nume de echipament, cum ar fi „RH-01”, contextul clientului este esențial.
Mențineți separat clientul și emitentul raportului
Clientul identifică cui este lucrarea. Societatea emitentă identifică cine a întocmit raportul. Acestea ar trebui să rămână separate chiar dacă un tehnician lucrează în mod regulat pentru mai multe organizații.
Verificați ambele seturi de detalii în previzualizarea PDF. Numele companiei, persoana de contact și sigla nu ar trebui să fie suprascrise de detaliile unui client. De asemenea, destinatarul nu trebuie să deducă locul de muncă inspectat din adresa afacerii dumneavoastră.
Mutați lucrarea existentă în mod deliberat
Când introduceți dosarele clienților, examinați înregistrările mai vechi care au fost create fără client. Atribuiți-le numai după identificarea locului de muncă și a echipamentului. Dacă dovezile sunt ambigue, păstrați incertitudinea vizibilă în loc să ghiciți care client deține lucrarea.
Mișcarea echipamentelor îi poate afecta istoricul. În TechSnap, mutarea echipamentului către un alt client mută și înregistrările asociate, iar aprobările rapoartelor sunt eliminate pentru revizuire. Citiți explicația privind mutarea înainte de a salva și examinați rapoartele rezultate înainte de a le utiliza din nou.
Tratați dosarele ca organizare, nu control acces
Un dosar pentru clienți vă ajută să găsiți înregistrările potrivite. Nu este un cont de utilizator separat și nu creează o limită de permisiuni pentru persoanele care folosesc același dispozitiv. Protejați accesul la telefon și alegeți cu atenție destinatarii de export.
Datele clienților apar și în copiile de siguranță și în documentele exportate. Păstrați backup-ul protejat și evitați partajarea unei întregi copii de rezervă atunci când clientul are nevoie doar de un PDF. În TechSnap, ștergerea unui folder de client păstrează echipamentul și înregistrările în Nealocate, cu detaliile raportului istoric păstrate; nu este o modalitate de a șterge toate datele clienților.
Înainte să termini
- Compania sau gospodăria selectată este corectă.
- Numele echipamentelor au sens pentru acel client.
- Detaliile clientului și emitentului sunt verificate separat.
- Mutările de foldere, exporturile și copiile de rezervă primesc o revizuire explicită.
